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Si fa presto a dire smart working: cosa serve, quale modello e perchè conviene

micreohub 22 Aprile 2020 1


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E’ entrato nel vocabolario di questo periodo di quarantena. Molte aziende/ professionisti lo stanno sperimentando per la prima volta come risposta alla pandemia di COVID-19.

Abbiamo raccolto alcune indicazioni pratiche dal web e/o  dalla lettura di articoli scritti da quanti questa esperienza, soprattutto nel Nord Europa,  la vivono da anni come approccio organizzativo al lavoro. Vogliamo condividerle in questo articolo, sperando possano essere utili alle tante imprese o ai singoli che si stanno avvicinando al remote working solo ora.

Contano gli obiettivi e non le ore. Bellissime parole, ma in pratica?

Si sente spesso parlare di passare da un’organizzazione basata sul numero di ore lavorate ad una basata sugli obiettivi. La chiave sta nel quantificare le attività e — sempre nell’ottica di darsi un metodo —di definirle bene, dare una data di inizio e una di fine per eseguirle e quantificareo rendere chiari i risultati che ci si aspetta di ottenere. Cosa –  In quanto tempo lo fai – e cosa hai prodotto!

Il “lavoro da casa” è quindi un nuovo modello di riorganizzazione della vita lavorativa che incide inevitabilmente sul concetto di work-life balance e di welfare aziendale; una rivoluzione culturale che ridefinisce lo schema organizzativo aziendale tradizionale con profondi cambiamenti di paradigma e che quindi revisiona completamente il quadro di leadership, organizzazione, collaborazione e condivisione.

 

Perché lo smart working conviene economicamente

I vantaggi economici del lavoro da remoto sono significativi sia per i lavoratori/consulenti che per l’azienda. Eccone alcuni.

 

Il risparmio sulle postazioni di lavoro

Considerando il costo medio di una postazione di lavoro, ogni persona che lavora da remoto può consentire di risparmiare fino a 3000€ l’anno in spazio ufficio. Questo budget può essere reinvestito nella crescita dell’impresa e dello stesso rapporto di lavoro.

 

La possibilità di trovare talenti senza limiti geografici

Il lavoro da remoto consente di accedere ad un bacino di possibili candidati enormemente più grande di quello che si può avere forzando la presenza fisica. Ancora di più se imparassimo ad usare maggiormente la lingua inglese.

 

Aumentare il benessere delle persone e quindi la loro produttività e fedeltà all’azienda

Lavorare da remoto permette:

  • Vivere in una città a scelta, senza limitazioni, o persino viaggiare e spostarsi periodicamente
  • Vivere in luoghi con un costo della vita favorevole
  • Risparmiare sulle spese di trasporto
  • Gestire con più flessibilità i propri impegni familiari o i propri bambini o anziani

 

Inoltre, lo smart working permette di…

  • Ridurre l’impatto ambientale della propria azienda in termini ad esempio di inquinamento causato dagli spostamenti e consumo di suolo causato dagli uffici
  • Minimizzare i permessi per questioni come “ricevere l’idraulico”
  • Fornire flessibilità in caso di malattia, in aggiunta ai permessi

 

Se ti ritrovi a lavorare da remoto per la prima volta

Lavorare a distanza può essere un po’ spiazzante all’inizio: concentrarsi ed essere produttivi — soprattutto se vivi con qualcun altro — potrebbe risultare difficile.

 

Creati uno spazio per lavorare

Scegli un punto della casa (che non sia il letto) in cui svolgere il tuo lavoro, così da definire chiaramente routine e confini. Inoltre ti consigliamo di evitare tuta e pigiama: un outfit “meno comodo” ti aiuterà ad entrare nel giusto stato d’animo e a percepire una netta distinzione tra lavoro e tempo libero.

 

Fai delle pause programmate

Essere produttivi e portare a termine un compito in genere richiede dei blocchi di concentrazione medio-lunghi, e la parte più difficile è quella di rimanere concentrati. Se da una parte è importante prendersi delle piccole pause, le continue interruzioni tipiche di un ambiente domestico possono impedirci di essere veramente produttivi.

È qui che entrano in gioco le pause programmate. Non dovrebbero essere distanziate come da prassi tipica dei luoghi di lavoro (ad esempio, il pranzo una volta al giorno), ma dovrebbero darti un po’ di tempo per riprendere lo slancio e la concentrazione. Un altro aspetto da considerare è l’ affaticamento della vista. Se è la prima volta che lavori da remoto, è probabile che passerai tutto il tempo davanti allo schermo del computer. Questo può comportare disturbi quali occhi affaticati e mal di testa. Per evitare questo problema, segui la regola 20–20–20: distogli lo sguardo dallo schermo ogni 20 minuti e fissa un punto ad almeno 20 metri di distanza per 20 secondi.

 

Evita video in background

Tutti noi amiamo Netflix, YouTube, podcast e audiolibri. Parole e immagini (e alcuni generi di musica) costituiscono però una fonte di distrazione, anche in sottofondo: cerca di evitarle e sarai più produttivo.

 

Mangia sano

Lavorando da casa è molto facile esagerare con gli snack. Nel caso di piccoli appartamenti, le postazioni di lavoro sono spesso allestite in cucina, con il risultato che il cibo è sempre a portata di mano. È importante evitare cibo “spazzatura” e spuntini veloci, e riempire invece la dispensa di opzioni salutari, come frutta, verdura, carni magre, formaggi e cereali. Potrebbe non sembrarlo, ma il cibo è legato al lavoro e alla produttività: una sana alimentazione è infatti in grado di migliorare la capacità di concentrazione del cervello. Assicurati inoltre di bere molta acqua, e cerca di non esagerare con i caffè.

 

Mantieni un equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando si lavora a casa, la tentazione di fondere lavoro e tempo libero può essere grande. Dedicarsi alla stesura di un documento dopo cena potrebbe sembrare molto pratico, ma col tempo la linea di demarcazione tra casa e lavoro rischia di assottigliarsi.

 

Risorse (per lo più gratuite)

Gestione del tempo

  • Tomato timer

    (permette di programmare pause — brevi o lunghe — secondo la tecnica del pomodoro)

  • Momentum (estensione per Chrome, Firefox e Edge che si attiva all’apertura di ogni nuova scheda)

Comunicazione

Applicazioni gratuite in risposta all’emergenza COVID-19

Project Management

 

Conclusioni

Data la situazione di emergenza causata dal coronavirus, migliaia di persone, consulenti e aziende si sono trovate forzate a far lavorare il proprio team da casa. L’idea che ci sostiene è sempre quella di trarre il lato positivo anche dalle situazioni di disagio. Sperimentare il lavoro agile con metodo ed organizzazione può dare degli input per adottarlo anche dopo la fine dell’emergenza con indubbi vantaggi per la qualità dell’ambiente e della vita delle persone.

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